Образец заполнения кудир 2 раздел. Заполнение книги учета доходов и расходов: раздел IV. Нюансы применения КУДиР

Все индивидуальные предприниматели (ИП) и организации, использующие (УСН) должны подавать декларацию о доходах в налоговую инспекцию. Чтобы определить размер прибыли, необходимо вести реестр финансовых операций во время их деятельности.

С этой целью применяется книга учета доходов и расходов . Как же правильно вести регистрацию сделок, чтобы избежать штрафных санкций?

Определение, расшифровка и состав

Аббревиатура КУДиР создана из первых букв словосочетания «книга учета доходов и расходов».

Во время осуществления деятельности в ней регистрируют определенные НК РФ финансовые операции, подтверждаемые такими документами :

• выписки из банка;
• и ордера;
• накладные (например, );

Все виды расходных действий , подлежащие регистрации в книге, указаны в двух статьях НК РФ – 249 и 250. Есть еще некоторые виды затрат , которые также подлежат регистрации на основании первого пункта ст. 346.16 НК. Запись об уплате минимального налога не заноситься, т.к. это не приравнивается к статьям расхода.

Фиксация суммы по расходным операциям производиться только после получение товара или услуги и полной оплаты их стоимости. Например, периодическую ежемесячную уплату за аренду помещения можно внести не ранее последнего дня месяца, за который перечислена сумма арендодателю.

Подтверждающими будут платежное поручение из банка; и акт передачи в связи с арендой помещения.

Поступления доходов фиксируют на страницах книги кассовым методом. Авансовые операции также регистрируют в день получения предоплаты, внося данные из подтверждающего первичного документа.
Если во время проверки у ИП или организации с УСН отсутствует КУДиР, то они подвергаются наказанию в виде штрафа . Его размер составляет для организаций – 10 тыс. руб., а для ИП – 200 руб.

Правила ведения книги

Вести регистрацию движения финансов в ходе своей деятельности путем внесения информации в КУДиР должны ИП, организации с УСН и использующие . Регистрировать ее в налоговой инспекции не нужно, т.к. это правило отменено с 2013 г. На основании данных учетных записей брошюры рассчитываются налоги и составляется декларация для налоговой службы.

Вариантов ведения данной книги всего два:

1. Рукописный способ применяется для заполнения специальных бланков, и пронумерованных в единый документ.
2. Электронный метод ведения регистрации финансовых операций, который ведется на протяжении календарного года в цифровом коде. Затем по окончании года страницы распечатывают, нумеруют и сшивают.

Вначале каждого календарного года заводиться новая учетная книга по доходам и расходам. Информация на бумажных носителях о годовой деятельности налогоплательщика должна храниться на протяжении 4 лет.

Внимание! Наличие книги не отменяется для налогоплательщиков, не осуществляющих хозяйственную деятельность в отчетных периодах.

Как правильно заполнять Книгу учета доходов и расходов, рассмотрено в следующем видеосюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Оформление

Ведение КУДиР отличается в зависимости от выбранного , поэтому нужно выбирать специальную форму для таких систем налоговой отчетности :

Титульный лист и страницы нумеруют и с помощью шнура объединяют в брошюру. На последнем листе узел запечатывают. На наклеенном фрагменте бумаги указывается количество страниц в документе, заверенное подписью и печатью при наличии.

Во время внесения данных о платежных операциях могут быть допущены ошибки, но есть возможность их исправить . В принципе ничего страшного здесь ничего нет, т.к. ошибочные данные можно легко исправить такими способами:

• в электронной записи путем удаления неверных параметров с заменой их правильными сведениями.
• при рукописном заполнении нужно зачеркнуть показатель и внести достоверную информацию. Каждое исправление подтверждается подписью руководителя с печатью ().

Какое наказание угрожает налогоплательщику за недостоверность сведений в КУДиР? Если был неправильно рассчитан налог по неверным параметрам, то придется оплатить 20% от его суммы в виде штрафа. За умышленное сокрытие информации о параметрах, из-за которой сумма внесенных налоговых обязательств была снижена, грозит наказание в размере 40% от налога.

Предотвратить применение санкций за недостоверный учет в КУДиР можно в случае своевременно уплаченных налоговых платежей. Но они должны быть правильно рассчитаны, даже если из брошюры взяты неверные данные. За уплату налога в полном объеме при таких обстоятельствах штраф подлежит отмене.

Заполнять табличные данные о доходах и расходах нужно очень внимательно. Налоговую службу всегда интересует обоснование затратных статей и подтверждающие первичные документы. Пополнение счета ИП в банке из личных средств не отображают в доходах по данной книге. То же самое касается и увеличение организации за счет поступления беспроцентной ссуды.

Пояснения о содержании КУДиР рассмотрены в данном видео материале:

Порядок заполнения

Книга начинается с титульного листа , в котором отражают:

• реквизиты ИП или организации;
• дату начала внесения учетных операций;
• объект налогообложения, где указывают фразу либо «доходы», либо «Доходы плюс расходы».

Первый раздел содержит информацию о поквартальных доходах и расходах. Он содержит четыре таблицы - для каждого квартала года. В них поля расчерчены на 5 столбцов:

1. № п/п;
2. дата и номер финансового документа, подтверждающего расходную или приходную операцию;
3. содержание операции;
4. сумма дохода, подлежащая зачислению в базу под налогообложение;
5. расходы, которые нужно учесть при расчетах базы для налогообложения.

Заканчивается раздел справкой, которую организации с «доходом» не заполняют.

Второй раздел подлежит занесению данных по расходам на приобретение основных средств и нематериальных активов. Заполняют этот раздел только организации на УСН «Доходы минус расходы». К основным средствам относятся недвижимость и оборудование, используемое в деятельности более 12 месяцев. В число нематериальных активов входят интеллектуальные разработки, права на изобретение и т.д.

Третий раздел также заполняют только организации на УСН «Доходы минус расходы». В поля раздела вносятся параметры убытков, имеющие отношение к прошлому налоговому периоду или текущие, которые можно отразить в будущем времени.

Четвертый раздел отводится для заполнения налогоплательщиками на УСН «Доходы». Основные показатели, которые требуется вносить сюда – это уплаченные . Эти параметры отражают «за себя» и наемных рабочих.

Нюансы применения КУДиР

Регистрация финансовых операций в КУДиР во время ведения хозяйственной деятельности для каждого вида упрощенного налогообложения различны.

Но для всех налогоплательщиков установлен такой общий порядок внесения информации :

• записи производятся на русском языке;
• в книге фиксируются только операции за время налогового периода при осуществлении деятельности, которые участвуют в расчете налоговых обязательств;
• каждая запись вносится по данным из первичного документа;
• соблюдается хронология записей по каждой отдельной операции.

В таблицах нельзя компоновать записи по дням или видам операций. Каждая конкретная операция должна быть вписана в отдельную строку.

Какие еще существуют нюансы при заполнении табличных данных можно понять, рассмотрев примеры фиксирования расходно-приходных операций.

При УСН

По первому разделу занесение сведений в квартальные таблицы производят по строкам. Здесь можно порекомендовать в графе второй отражать не только номер и дату операции, а еще и название первичного документа.

Если деятельность в налоговом периоде не проводилась нужно заполнить нулевую КУДиР . В ней заполняют данные на титульном листе, а все остальные страницы оставляют пустыми.

Для упрощенцев при УСН «доходы» 6% необходимо доходы вносить в графы 4- го столбца. Например, поступили деньги за оказанную услугу в сумме 5 тыс. руб. по чеку № 2 от 15.02.2016г. В этом случае стоимость услуги в размере 5 тыс. руб. вноситься в 4 графу. Выявлена излишне оплаченная сумма за услугу в размере 500 руб., которая возвращена клиенту 16.05.2016г. Отдельной строкой фиксируют порядковый номер, чек и дату проведения возврата денег, а сумму вносим в графу 4-го столбца со знаком минусом «-500».

Заполняются на УСН 6% только Доходы. Обратите внимание, что в данном разделе следует указывать не все страховые взносы, а только те, которые уменьшают упрощенный налог.

Операции в книге фиксируют по кассовому методу, т.е. в день поступления или оплаты средств.

Если используется УСН «доходы минус расходы» , то в доходные столбцы вписывают показания, как и в предыдущей УСН «доходы» 6%. При этом сильнее акцентировать внимание по заполнению расходных граф.

К примеру, вносят такую информацию о расходах отдельно по каждому событию:

1. Товар для перепродажи – первичный документ выписанная Товарная накладная № 1092 от 26.02.2015г.
2. Услуги, пишем дату расхода на услугу и номер отчета. Например, 30.04.2015г. Чек №00000003.
3. Расходы оплачены наличной купюрой, которые вносим из товарного чека: дату и его номер. Пример: 25.05.2015 Чек №00000014.
4. Возврат: вы реализовали какой-то товар (оказали услугу), при этом вам заплатили больше. Затем клиенту вы вернули излишне уплаченную сумму. В этом случае нужно уменьшить графу «Доходы», для чего отражаете (по фактической дате отданных излишков) в ней так же, как и в предыдущем варианте, отрицательное значение суммы.

Расходные суммы за приобретение товара фиксируют после получения финансов от его реализации.

Патент

Если деятельность осуществляется на патенте (ПСН), то нужно использовать форму КУДиР, утвержденную к применению с 2013г. В строках заполняются только доходные графы, т.к. при использовании патента расходы не подлежат регистрации в КУДиР.

ОСНО

Организации на ОСНО не применяют КУДиР. ИП на ОСНО ведут специальную книгу с . Она значительно отличается от той, что применяется при УСН, т.к. предоставляется информация на страницах, имеющих значительные отличия.

Правила оформления Книги в электронном виде с использованием 1С изложены в следующем видео уроке:

Изменения 2019 года

Начиная с 2018 года Книга учета доходов и расходов содержит дополнительный пятый раздел. Его должны заполнять те, кто платит налог на УСН с доходов 6%. В данном разделе указывается сумма торгового сбора. Это позволяет данной категории налогоплательщиков уменьшить сумму взносов, уплачиваемых в бюджет, на размер торгового сбора. Остальные правила заполнения КУДиР остались без изменений.

Добрый день, уважаемые читатели! Сегодня мы продолжаем серию статей о том, как заполнить КУДИР для тех, кто в качестве налогового спецрежима использует упрощенку или патент. Мы уже писали про , а также про . Сегодня речь пойдет о КУДИР для тех, кто считает налог по другой базе, уменьшая доходы на расходы. Заполнять такую КУДИР сложнее, но разобраться все-таки можно. Если у вас не очень много операций за год, то заполнить вы ее сможете сами.

Заполнять КУДИР автоматически, вести учет и сдавать отчетность удобнее всего в специальном сервисе .

Думаю, что не стоит напоминать о том, что КУДИР ведут все ИП и компании, применяющие упрощенку. Принципиальных отличий по заполнению книги первыми и вторыми нет – все делается практически одинаково. Об основных требованиях к ее заполнению мы уже говорили, поэтому тоже повторяться не будем. Приступим сразу к делу.

КУДИР имеет унифицированную форму, заполнять нужно именно ее. Найти бланк и указания по его заполнению можно в Приказе Минфина РФ № 135н от 22.10.2012 г. с учетом изменений, внесенных Приказом Минфина № 227н от 07.12.2016г. По обновленной форме КУДИР заполняется, начиная с 2018 года, прежние периоды должны быть заполнены на старом бланке. На 2019 год изменений не предусмотрено, заполняем данные по уже действующей форме.

Скачать бланк отчета можно также вот ЗДЕСЬ .

Итак, если вы уже скачали и распечатали форму и она уже лежит перед вами, пробежимся по ее разделам, которых всего четыре. Ну и плюс титульный лист. Форма содержит:

• Титульный лист – здесь указываем сведения о налогоплательщике;
• Раздел I Доходы и расходы – для поквартального отражения доходов / расходов;
• Раздел II Расчет расходов на ОС и НМА, которые учитываются при расчете базы для налога – заполняется при наличии самих ОС и НМА;
• Раздел III Расчет суммы убытка, учитываемого при исчислении УСН – заполняем опять же по необходимости, т. е. если в предыдущие года был убыток;
• Раздел IV Расходы, уменьшающие налог на УСН в соответствии с НК РФ – здесь показывают суммы страховых взносов те, кто считает УСН с Доходов.
• Раздел V Данные о торговом сборе. Пока этот Раздел актуален лишь для московских предпринимателей, применяющих УСН «Доходы» и уплачивающих торговый сбор.

Шаг 1: Как заполнить титульный лист

Заполнение титульника здесь никак не отличается от того, как его заполняют в КУДИР на УСН-Доходы. Все делаем точно также. Единственное отличие: в графе «Объект налогообложения» прописываем следующее «доходы, уменьшенные на величину расходов». И все! Титульник готов!

Вот пример его заполнения:

Шаг 2: Что ставим в Разделе I Доходы и расходы

В этой части Книги учета указываются доходы и расходы, которые принимаются в расчет при определении налогооблагаемой базы при УСН. Здесь вы найдете четыре таблицы: одна таблица на один квартал. Не забываем, что каждая операция прописывается отдельной строкой, обязательным основание является конкретный первичный документ. Количество строк добавляем при необходимости.

В каждой таблице пять граф: № операции по порядку, № и дата документа, являющегося основанием записи, суть операции, сумма дохода или расхода – смотря, что отражаем.

Попробуем заполнить одну из таблиц, воспользовавшись следующими исходными данными: ООО «Старт» занимается установкой пластиковых окон. В январе 2019 года организация оказала услуги двум заказчикам, получив оплату за услуги 14.01.2019 г. в размере 30 тыс. рублей и 16.01.2019 г. в размере 25 тыс. рублей. Для проведения работ по установке окон 11.01.2019 г. на 1 2 00 0 рублей были куплены расходные материалы, включая НДС. У ООО «Старт» имеется один работник, которому 30.01.2019 г. была выплачена зарплата в размере 4 500 рублей. 31.01.2019 г. за работника были уплачены страховые взносы на сумму 1 350 рублей. Кроме того, у организации в качестве ОС числится компьютер, его остаточная стоимость на 01.01.2019 г. составляет 18 000 рублей.

Итак, что мы отражаем в Разделе I?

• В расходах мы отражаем затраты на приобретение расходных материалов, входящий НДС тоже списывается одновременно с материалами, но отдельной строкой;
• Далее отражаем поступление дохода 14 и 16 января;
• Затем относим в расходы суммы зарплаты работника и страховые взносы, которые за него заплатил работодатель;
• Последней операцией в квартале будет списание части стоимости ОС – компьютера. Эта сумма сначала рассчитывается в Разделе II. Как это делать, разберем чуть ниже.

Отразим все описанные выше операции в КУДИР. Пример заполнения приведен ниже:

Представим для простоты примера, что больше никаких операций в году не было. Но не забываем отражать в следующих периодах списание части остаточной стоимости компьютера.

Остальные таблицы будут выглядеть так:

Теперь надо заполнить справку к Разделу I. Здесь все довольно просто. По строке 010 ставим итого доходов за год – у нас в примере получилось 55 000 рублей. По строке 020 прописываем итого расходов за год – у нас вышло 35 850 рублей. Строка 030 заполняется при условии, что в прошлом году ООО «Старт» тоже применяло УСН и заплатило по результатам года в бюджет минимальный налог. Здесь должна стоять разница между уплаченным минимальным налогом и той суммой налога, которая получилась при обычном расчете.

Пусть у нас в примере ООО «Старт» перешло на уплату УСН с 2019 года, соответственно строка 030 у нас останется пустой. Теперь считаем, что у нас получилось по результатам 2019 года. Результат ставим либо в строку 040, либо в строку 050. ООО «Старт» получило прибыль в размере 19 150 рублей – заполняем строку 040.

Шаг 3: Как сделать расчеты в Разделе II

Вот с Разделом II, действительно придется повозиться. Чаще всего заполнить его без бухгалтера не получится. Итак, у ООО «Старт» числится в составе ОС персональный компьютер с остаточной стоимостью 18 000 рублей, куплен он был 16.01.2018 г. Ввели его в эксплуатацию 30 января того же 2018 года.

Расходы по ОС, принимаемые при расчете УСН, зависят от времени приобретения компьютера и срока его полезного использования. Здесь надо обратиться к классификации ОС по амортизационным группам (в помощь — Постановление Правительства РФ № 1 от 01.01.2012 г., в редакции от 28.04.2018 г). Итак, срок полезного использования ПК составляет от 2 до 3 лет. Значит, его остаточная стоимость надо списать в первый год применения упрощенки.

Здесь действительно лучше всего обратиться к бухгалтеру. Это касается ИП и юрлиц, у которых есть основные средства, и особенно тех из них, кто перешел на упрощенку с общей систему уплаты налога – здесь есть много особенностей!

Раздел II надо заполнить за 1 квартал, затем полугодие, 9 месяцев и год, то есть всего в КУДИР будет четыре таких таблицы.

Что здесь указывается?

• № операции п/п;
• Наименование ОС – у нас «персональный компьютер»;
• Дата оплаты объекта ОС – ставим дату оплату (покупки) компьютера согласно первичным документам, у нас – 16.01.2018;
• Дата подачи документов на гос. регистрацию — в нашем примере здесь будет прочерк, так как регистрировать компьютер не надо;
• Дата ввода в эксплуатацию – ставим дату этой операции, в примере это 30.01.2018 г., акт № 2;
• Первоначальная стоимость объекта ОС – здесь ставится первоначальная стоимость ОС, купленного в период использования упрощенки. У нас компьютер куплен в 2018 году, когда ООО «Старт» было на общем режиме, поэтому здесь ставим прочерк;
• Срок полезного использования – это срок по классификации объектов ОС, у нас он равен 2 годам;
• Остаточная стоимость – указываем 18 000 рублей;
• Число кварталов, в течение которых мы будем эксплуатировать компьютер в этом налоговом периоде (в 2019 году) – у нас 4 квартала;
• Доля стоимости, которая будет списана за эти 4 квартала – у нас 100%;
• Доля стоимости объекта, списываемая за квартал – 25% (100% делим на 4 квартала).

Теперь считаем сумму расходов, списываемую за квартал – у нас 4 500 рублей, и за год – 18 000 рублей. Вот эти 4 500 рублей мы и отражали в расходах на последнее число каждого периода в Разделе I.

Остальные графы надо заполнить в случае, если ООО в 2018 году применяло УСН и уже списало часть стоимости объекта (графа 14); если срок использования ОС больше и часть его стоимости будет списана в следующих периодах (графа 15), ну и в графе 16 проставляется дата выбытия (реализации) ОС. Обратите внимание, что строк в этом разделе заводится столько, сколько у нас числится ОС и НМА.

В нашем случае таблица за 1 квартал выглядит вот так:

Шаг 4: Что делать с Разделом III

Это раздел надо заполнять только тем, у кого в прошлых годах были убытки. Причем эти убытки должны относиться именно к периоду применения упрощенки. У нас в примере с ООО «Старт», компания применяет УСН с 2019 года, соответственно, ей в этом разделе не надо ничего заполнять.

Чтобы разобраться с тем, как все-таки он заполняется, возьмем другие исходные данные: ООО «Прогресс» использует УСН с 2017 года. В 2017 году компания получила убыток, равный 100 тыс. рублей, в 2018 году тоже был убыток, но 50 тыс. рублей. По результатам 2019 года база для расчета УСН составила 120 000 рублей (строка 040 из справки к Разделу I).

Как заполнить Раздел III в этом случае? Сначала заполняем суммы убытков предыдущих периодов, которые еще не были перенесены на начало истекшего периода. Итак, по строке 020 ставим «за 2017 год» и «100 000» рублей, по строке 030 ставим «за 2018 год» и «50 000» рублей. По строке 010 у нас идет сумма этих убытков, которая равна 150 000 рублей.

Теперь идем в строку 120 и проставляем базу по налогу за 2019 год – 120 000 рублей. В строке 130 ставим сумму убытка, на который мы можем уменьшить налогооблагаемую базу за 2017 год – по нашим цифрам, получается, что мы можем уменьшить ее на все 120 тыс. рублей, ведь сумма убытков прошлых лет больше. По строке 140 проставляем прочерк, так как убытка в 2019 году у нас нет.

По строке 150 ставим сумму оставшегося убытка, которую мы сможем списать в следующих периодах – мы сможем списать в 2020 году еще 30 000 рублей, оставшихся с убытка 2018 года. В следующих строках 160-250 даем расшифровку этой цифры по годам – у нас в примере оставшийся убыток относится к 2018 году.

Заполненный Раздел III будет выглядеть вот так:

Если на скриншотах плохо видно, то можете скачать заполненный вариант КУДИР в формате xls.

Начиная с 2013 года все плательщики, работающие на упрощенной системе, применяют форму Книги учета доходов и расходов, утвержденную приказом от 22.10.2012 № 135н. Для «упрощенцев», учитывающих только доходы, в этой форме предусмотрен специальный раздел IV. В него нужно вносить суммы, которые уменьшают «упрощенный» налог и формируют вычет.

Напомним, перечень сумм, формирующих налоговый вычет, перечислен в пункте 3.1 статьи 346.21 НК РФ. Как правило, это взносы, перечисляемые во внебюджетные фонды. В том числе суммы фиксированного платежа, уплачиваемого за себя предпринимателями. А также расходы по выплате больничного пособия сотрудникам за счет средств работодателя, то есть за первые три дня болезни.

При этом не все указанные суммы уменьшают единый налог, поскольку организации и предприниматели могут уменьшить налог только на 50%. Исключением являются предприниматели на УСН, работающие в одиночку и не выплачивающие вознаграждения физлицам. Они могут уменьшать «упрощенный» налог вплоть до нуля, если размер вычета позволяет.

Соответственно у всех «упрощенцев» с объектом доходы возникает вопрос: как вносить суммы в раздел IV Книги учета: фиксировать в нем все выплаты или только те, которые в результате уменьшат единый налог? В Порядке заполнения книги учета доходов и расходов данный момент четко не прописан. Мы проконсультировались со специалистом Минфина и выяснили, какие на практике возможны варианты.

1. Заносить все суммы по мере их уплаты

При данном способе учета все суммы, формирующие налоговый вычет, заносите в раздел IV Книги учета. И не важно, уменьшат они налог в итоге или нет. Заполнять раздел IV можете по мере оплаты сумм в режиме реального времени. То есть дожидаться конца отчетного (налогового) периода не нужно. А когда придет время считать налог к уплате, составьте отдельный или бухгалтерскую справку. В этом документе рассчитаете сумму вычета. Пример подобного расчета мы привели на рисунке.

Обратите внимание: в разделе IV Книги учета нет строки, в которой указывалась бы та итоговая сумма вычета, на которую уменьшается «упрощенный» налог. Раздел IV позволяет лишь зафиксировать платежи, которые будут учтены при расчете вычета. Поэтому справка с итоговым расчетом вам необходима.

2. Вносить суммы, формирующие итоговую величину вычета

Поскольку раздел IV Книги учета предназначен для отражения сумм, которые формируют налоговый вычет по УСН, логично также предположить, что в него нужно вписывать не все возможные суммы. А только те, которые непосредственно уменьшат единый налог.

Например, авансовый платеж компании по итогам полугодия (до его уменьшения на налоговый вычет) составляет 10 000 руб. Страховые взносы уплачены в отчетном периоде в размере 9000 руб. Максимальная сумма возможного вычета — 5000 руб. (10 000 руб. × 50%). Значит, по логике показать в разделе IV за первые 6 месяцев года нужно страховые взносы лишь на 5000 руб. (5000 руб.

Если руководствоваться данным способом на практике, то получается, что заполнение книги учета доходов и расходов в разделе IV получится только по итогам отчетного (налогового) периода. Когда уже известна сумма налогового платежа. И соответственно можно определить, на сколько его реально уменьшить.

В разделе IV при таком варианте могут быть отражены платежные документы по оплате взносов и пособий не в полной сумме либо не все платежные документы. Либо одна платежка может быть разнесена на несколько сумм и поэтому показана несколько раз. Ведь налоговый вычет рассчитывают нарастающим итогом с начала года, как и сам единый налог. Значит, повторим, если, например, по итогам I квартала у вас остались неучтенными страховые взносы, то вы можете их учесть по окончании полугодия при условии, что сумма авансового платежа по «упрощенному» налогу позволяет это сделать.

Данный вариант представляется более трудоемким, чем предыдущий. Во-первых, точно так же потребуется рассчитать сумму вычета, для этого вполне подойдет форма справки, которую мы предложили выше. Во-вторых, надо детально поработать с платежками, чтобы понять, какие из них и на какую сумму фиксировать в Книге учета. Поэтому рекомендуем не осложнять себе работу и применять вариант № 1.

3. КНИГА УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

Основным регистром налогового учета для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, является книга учета доходов и расходов. Она открывается на один календарный год, затем ее следует хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Начиная с 1 января 2009 г., «упрощенцы» должны составлять книгу учета доходов и расходов по новой форме. Она утверждена приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н (далее – Приказ Минфина России № 154н) и зарегистрирована в Минюсте России 10.02.2009 № 13290. Этим же документом утвержден и Порядок заполнения книги учета доходов и расходов.

!!! ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Приказ Минфина России № 154н был опубликован в «Российской газете» 4 марта 2009 г. и вступил в силу по истечении одного месяца со дня официального опубликования. При этом его действие распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2009 г. (п. 6 Приказа Минфина России № 154н).

Если «упрощенец» заверил в налоговых органах книгу учета доходов и расходов на 2009 г. до вступления в силу вышеуказанного приказа, то новую книгу учета доходов и расходов можно не заводить.

При этом учет доходов и расходов должен вестись с начала 2009 г. в соответствии с вышеуказанным Порядком заполнения книги учета и главой 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ в редакции, учитывающей изменения и дополнения, вступившие в силу с 1 января 2009 г. Об этом сказано в письме Минфина России от 05.05.2009 № 03-11-06/2/79.

Записи в книгу учета доходов и расходов можно делать только на основе первичных документов. Книга учета доходов и расходов ведется на русском языке, причем первичные документы, составленные на иностранном языке или языках народов Российской Федерации, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Все хозяйственные операции в книге необходимо отражать в хронологическом порядке, обеспечивая полноту, непрерывность и достоверность учета (п. 1.2 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов). Речь в данном случае идет о хронологической последовательности в признании «упрощенцем» доходов и расходов.

Датой получения доходов у налогоплательщика признается день поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод). Такой порядок установлен п. 1 ст. 346.17 НК РФ.

Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Поэтому в графе 2 раздела 1 книги учета доходов и расходов, по мнению специалистов финансового ведомства, следует указывать реквизиты того документа, на основании которого осуществлена операция, которая отражается в ней, а именно реквизиты платежного поручения (письмо Минфина России от 09.08.2006 № 03-11-04/2/159).

Хронологический порядок дат признания доходов и расходов может не совпадать с хронологическим порядком дат первичных документов, которые указаны в графе 2 книги учета доходов и расходов. Однако это не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов.

Рассмотрим такую ситуацию. При проведении выездной налоговой проверки налоговый орган обнаружил, что у организации, применяющей упрощенную систему налогообложения, в книге учета доходов и расходов в графе, в которой отражаются доходы, даты первичных документов стоят не в хронологической последовательности.

Налоговый орган вынес решение о привлечении организации к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, предусмотренной п. 1 ст. 120 НК РФ.

По мнению налоговых органов, отражение в книге учета доходов и расходов первичных документов не в строго хронологическом порядке свидетельствует о грубом искажении информации о проведенных организацией хозяйственных операциях в рамках конкретных отчетных периодов.

Налогоплательщики не согласились с таким подходом и обратились в суд.

Прежде всего суд напомнил, что лица, применяющие УСН, вносят данные о хозяйственных операциях, осуществленных в отчетном периоде, в книгу учета доходов и расходов в хронологической последовательности на основании первичных документов позиционным способом.

Суд установил, что налоговый орган за даты совершения таких операций принял даты первичных документов, отраженные в графе 2 раздела I книги учета доходов и расходов, которые могут не совпадать с фактическими данными проведения конкретных хозяйственных операций.

Например, организация вносила запись о своих расходах не в момент оформления платежного поручения, а в момент списания денежных средств в банке, указывая при этом дату составления платежного поручения. Поскольку книга учета доходов и расходов в утвержденной форме не содержит графу «Дата отражения хозяйственной операции», а содержит только графу «Дата и номер первичного документа», в действиях организации отсутствует состав правонарушения, предусмотренный п. 1 ст. 120 НК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.09.2003 № А56-8206/03).

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения и имеющие обособленные подразделения, сталкиваются и с таким вопросом: нужно ли заводить отдельную книгу учета доходов и расходов по обособленному подразделению?

Глава 26.2 НК РФ и Порядок заполнения книги учета доходов и расходов не предусматривают для организаций с обособленными подразделениями обязанность вести раздельный учет показателей по организации и по обособленным подразделениям.

Если виды деятельности, которые организация ведет через обособленное подразделение, не подпадают под обложение ЕНВД, книга учета доходов и расходов заполняется в целом по организации. Такой ответ дали специалисты УМНС России по г. Москве в письме от 06.05.2004 № 21-09/30814.

Все хозяйственные операции в книге учета доходов и расходов отражаются в хронологическом порядке. В данном случае речь идет о хронологической последовательности в признании доходов и расходов.

Записи в книгу можно делать только на основании первичных документов. Если в нее была внесена ошибочная запись, ее можно исправить. Исправление должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации. Под исправленной записью необходимо поставить дату и печать налогоплательщика.

Книга учета доходов и расходов состоит из титульного листа и трех разделов:

– раздел I «Доходы и расходы» и справка к разделу I;

– раздел II «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение нематериальных активов (создание самим налогоплательщиком), учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу»;

– раздел III «Расчет суммы убытка, уменьшающего налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения».

На титульном листе необходимо указать общие сведения: название организации, ИНН, КПП, коды статистики (ОКПО, ОКПД), адрес местонахождения организации (места жительства предпринимателя), номера банковских счетов и т. д.

Приступать к заполнению книги учета доходов и расходов лучше с раздела II, так как данные этого раздела используются при заполнении раздела I.

Раздел II книги учета доходов и расходов заполняют только те «упрощенцы», которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов.

В разделе II отражаются расходы:

– на приобретение, сооружение и изготовление основных средств;

– на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств;

– на приобретение или создание самим «упрощенцем» нематериальных активов.

Данные о расходах на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств (ОС) и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов (НМА) отражаются в книге учета доходов и расходов в последний день отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Записи делают отдельно по каждому объекту только после того, как указанные расходы полностью оплачены, а объект принят к бухгалтерскому учету.

Напомним, что в состав основных средств и нематериальных активов включаются те объекты, которые признаются амортизируемым имуществом в соответствии со ст. 256 НК РФ.

Раздел II состоит из одной таблицы, которая содержит 16 граф. Первые шесть граф таблицы заполняют все «упрощенцы». В них указываются:

графа 1 – порядковый номер записи:

графа 2 – наименование ОС и НМА, которое было приобретено (сооружено или изготовлено), а также наименование основного средства, которое подверглось достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации и техническому перевооружению;

графа 3 – дата оплаты расходов по этим объектам;

графа 5 – дата ввода в эксплуатацию.

Затраты на приобретение, строительство, достройку или строительство объектов недвижимости, права на которые подлежат государственной регистрации, учитываются в составе расходов с момента подачи документов на государственную регистрацию. При этом факт подачи документов должен быть документально подтвержден (п. 3 ст. 346.17 НК РФ).

Поэтому в таблице раздела II есть графа 4, в которой необходимо указывать дату подачи документов на государственную регистрацию.

Порядок заполнения граф 6-15 зависит от того, когда были приобретены, введены в эксплуатацию и оплачены ОС, НМА или расходы на достройку, дооборудование, модернизацию, реконструкцию, техническое перевооружение.

В графе 6 указывают первоначальную стоимость ОС или НМА (с учетом «входного» НДС), которые приобретены в период применения «упрощенки».

!!! ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Пунктом 3.10 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов установлено, что первоначальная стоимость указанных объектов определяется в порядке, установленном нормативными правовыми актами о бухгалтерском учете.

Следовательно, первоначальная стоимость определяется:

– основных средств – согласно п. 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н (далее – ПБУ 6/01);

– нематериальных активов – на основании п. 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007), утвержденного приказом Минфина России от 27.12.2007 № 153н (далее– 14/2007).

Помимо прочих расходов в первоначальную стоимость амортизируемого имущества следует включать сумму «входного» НДС в качестве невозмещаемого налога.

Данные по объектам, которые налогоплательщик изготовил или создал самостоятельно, в графу 6 вносят в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произошло последнее по времени одно из следующих событий:

– «упрощенец» оплатил или закончил оплату сооружения, изготовления объекта основных средств;

– ввел его в эксплуатацию;

– подал документы на государственную регистрацию прав на объект основных средств.

По объектам нематериальных активов, приобретенных или созданных в период применения УСН, записи следует делать в периоде, в котором произошло последнее по времени одно из следующих событий:

– нематериальный актив принят к бухгалтерскому учету;

– расходы на приобретение или создание нематериального актива завершены и оплачены.

Графа 7 «Срок полезного использования объекта ОС или НМА» и графа 8 «Остаточная стоимость объекта ОС или НМА» не заполняются.

В графе 9 нужно указать количество кварталов, в течение которых будут признаваться расходы на приобретение (сооружение, изготовление) ОС или НМА в налоговом периоде.

Напомним, что расходы на ОС и НМА следует учитывать с момента ввода этих объектов в эксплуатацию в течение всего налогового периода, распределив их по отчетным периодам равными долями (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Поэтому в графе 9 по «новым» объектам нужно указать количество кварталов эксплуатации ОС или HMA в налоговом периоде. В частности, если объект ОС или HMA был приобретен (сооружен, создан) в I квартале текущего года, то в графе 9 следует указать цифру 4; если во II квартале, то в графе 9 указывают цифру 3, в III квартале – цифру 2, в IV квартале – цифру 1.

В графе 10 отражают долю стоимости ОС или HMA, которая принимается в расходы за налоговый период. По объектам, которые приобретены и оплачены в период применения «упрощенки», в графе 10 нужно указать 100%.

графу 11.

В частности, если объект был принят к учету в I квартале, то в графе 11 указывают значение 25 (100% : 4), во II квартале – значение 33,33 (100% : 3), в III квартале – значение 50 (100% : 2), в IV квартале – значение 100 (100: 1).

По тем объектам, которые были приобретены и оплачены в период применения «упрощенки», этот показатель определяется как произведение первоначальной стоимости на долю стоимости ОС или НМА, включаемую в расходы в каждом квартале отчетного (налогового) периода:

Графа 12 = Графа 6 ? Графа 11

Сумму затрат на приобретение (сооружение, изготовление) ОС и НМА, включенных в состав расходов за налоговый период, отражают в графе 13. Показатель в этой графе рассчитывается как произведение стоимости ОС или НМА, которая включается в расходы за каждый квартал отчетного (налогового) периода на количество кварталов эксплуатации ОС или НМА в налоговом периоде:

По объектам ОС или НМА, которые были приобретены и оплачены до перехода на «упрощенку», заполнять графы 14 и 15 не нужно.

Аналогичным образом отражаются расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, которые организация понесла в период применения УСН.

Расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств включаются в первоначальную стоимость основных средств в периоде, в котором последним произошло одно из следующих событий:

– объект основных средств введен в эксплуатацию;

– расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение оплачены;

– по объектам недвижимости, которые подверглись достройке или реконструкции, документы переданы на государственную регистрацию.

В графе 6 указывают общую сумму расходов на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение объекта основных средств.

В графе 9 нужно указать количество кварталов, в течение которых будут признаваться расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств в налоговом периоде, – 4, 3, 2 или 1.

В графе 10 отражают долю расходов, которая принимается в расходы за налоговый период, – 100%, а в графе 11 – долю расходов, которая будет включена в расходы в каждом квартале текущего года (графа 10: графа 9).

Показатель в графе 12 рассчитывается как произведение показателя графы 6 и показателя графы 11, а показатель в графе 13 – как произведение показателей граф 12 и 9.

Графы 7, 8, 14-16 заполнять не следует.

По «старым» объектам ОС и НМА, которые были приобретены до перехода на «упрощенку», графа 6 не заполняется.

В графе 7 отражается срок полезного использования основного средства или нематериального актива, который был установлен при вводе объекта в эксплуатацию на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 (далее – Классификация основных средств).

На дату перехода на УСН организация должна определить остаточную стоимость амортизируемого имущества в виде разницы между первоначальной стоимостью и суммой начисленной амортизации. При переходе с общего режима налогообложения на УСН остаточная стоимость определяется по данным налогового учета, а при переходе с ЕНВД на УСН – по данным бухгалтерского учета.

Эти данные следует внести в графу 8 «Остаточная стоимость объекта ОС или НМА».

В графе 9 нужно указать количество кварталов эксплуатации ОС или НМА в налоговом периоде.

По объектам, которые были приобретены до перехода на «упрощенку», в этой графе необходимо поставить цифру 4.

В графе 10 отражают долю стоимости ОС или НМА, которая принимается в расходы за налоговый период по объектам, которые были приобретены и оплачены до применения этого спецрежима.

Доля стоимости, включаемая в расходы, определяется в зависимости от срока полезного использования.

не превышает трех лет, включается в состав расходов равными долями в течение первого года использования упрощенной системы налогообложения. По таким объектам в графе 10 также указывается 100%.

Остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов, срок полезного использования которых превышает 15 лет, списывается в расходы равными долями в течение 10 лет. По таким объектам в графе 10 проставляют долю стоимости в размере в размере 10%.

Остаточная стоимость прочих объектов основных средств и нематериальных активов должна быть отнесена на расходы в течение трех лет. В первый год списывается 50% остаточной стоимости, во второй год – 30%, в третий – 20%. Следовательно, по этим объектам в графе 10 указывают в первый, второй и третий год соответственно цифры 50, 30 и 20%.

Общий итог по графе 10 рассчитывается только в целом за год.

Для того чтобы рассчитать, какую долю стоимости ОС или НМА «упрощенец» может включать в расходы в последний день отчетного (налогового) периода, нужно найти соотношение между показателями граф 10 и 9. Полученное число (в процентах) округляют до второго знака после запятой и вписывают в графу 11.

По тем объектам, которые были приобретены и оплачены до перехода на «упрощенку», показатель в графе 12 рассчитывается как произведение остаточной стоимости объекта на долю стоимости ОС или НМА, которая включается в расходы в каждом отчетном (налоговом) периоде:

Графа 12 = Графа 8 ? Графа 11.

По окончании каждого квартала необходимо подсчитать общую сумму расходов на ОС и НМА, которые можно учесть при расчете единого налога за отчетный (налоговый) период. Этот показатель переносят из графы 12 раздела II в графу 7 раздела I в последний день отчетного (налогового) периода: 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря.

Сумма затрат на приобретение (сооружение, изготовление) ОС и НМА, включенных в состав расходов за налоговый период, отражают в графе 13. Показатель в этой графе рассчитывается как произведение стоимости ОС или НМА, которая включается в расходы за каждый квартал отчетного (налогового) периода, на количество кварталов эксплуатации ОС или НМА в налоговом периоде:

Графа 13 = Графа 12 ? Графа 9.

Общий итог по графе 13 рассчитывается только в целом за год.

Ту часть расходов на приобретение (сооружение, изготовление) ОС или НМА, которая была учтена при расчете единого налога в предыдущие годы по «старым» объектам, отражают в графе 14. Показатель в этой графе рассчитывается как сумма итоговых показателей по графе 13 раздела II книги учета доходов и расходов за предыдущие годы применения «упрощенки».

А в графе 15 указывают ту часть расходов на приобретение (сооружение, изготовление) ОС или НМА, которая будет учтена при расчете единого налога в последующие годы. Для расчета показателя в этой графе остаточную стоимость объекта уменьшают на величину расходов, которые были учтены при расчете единого налога в текущем году и в предыдущие годы:

Графа 15 = Графа 8 – Графа 13 – Графа 14.

Общий итог по графе 15 рассчитывается только в целом за год.

Графу 16 заполняют только в случае выбытия ОС или НМА. Там указывают число, месяц и год реализации объекта.

Пример

До 2010 г. организация платила налоги в общеустановленном порядке, а с 1 января 2010 г. применяет упрощенную систему налогообложения. В качестве объекта налогообложения организация использует доходы, уменьшенные на величину расходов.

В июне 2008 г. организация приобрела деревообрабатывающий станок. Его первоначальная стоимость с учетом амортизационной премии по данным налогового учета составила 192 000 руб. (без учета НДС).

Согласно Классификации основных средств деревообрабатывающий станок относится к седьмой амортизационной группе (код ОКОФ 14 2922645) со сроком полезного использования от 15 до 20 лет. Срок полезного использования был установлен по станку в размере 240 месяцев (20 лет). Сумма ежемесячной амортизации составляет 800 руб. (192 000 руб. : 240 мес).

За 2008-2009 гг. амортизация была начислена в размере 14 400 руб. (800 руб. ? 18 мес). Остаточная стоимость станка на 1 января 2010 г. составила 177 600 руб. (192 000 руб. – – 14 400 руб.).

Так как срок службы станка превышает 15 лет, его остаточная стоимость включается в состав расходов в течение десяти лет. Ежеквартально в расходы необходимо включать 4440 руб. (177 600 руб.: 10 лет: 4 кв.).

За 2010 г. в состав расходов было включено 17 760 руб. (4440 руб. ? 4 кв.). Такая же сумма будет включена в состав расходов и в 2011 г.

В августе 2009 г. предприятие приобрело станок круглопильный и сразу стало его использовать. Первоначальная стоимость этого основного средства с учетом амортизационной премии по данным налогового учета составила 30 ООО руб. без учета НДС.

Согласно Классификации основных средств станок круглопильный относится к третьей амортизационной группе (код ОКОФ 14 2922621) со сроком полезного использования от 3 до 5 лет. Срок полезного использования по станку круглопильному был установлен в размере 60 месяцев (5 лет). Сумма ежемесячной амортизации составила 500 руб. (30 000 руб. : 60 мес).

За период с сентября по декабрь 2009 года была начислена амортизация в размере 2000 руб. (500 руб. ? 4 мес). Остаточная стоимость станка на 1 января 2010 г. составила 28 000 руб. (30 000 руб. – 2000 руб.).

Срок службы станка круглопильного превышает 3 года. Поэтому его оставшуюся стоимость необходимо списать на расходы в течение трех лет:

¦ в 2010 г. – 14 ООО руб. (28 000 руб. ? 50%). Ежеквартально включать в расходы 3500 руб. (14 000 руб. : 4 кв.);

¦ в 2011 г. – 8400 руб. (28 000 руб. ? 30%). Ежеквартально включать в расходы 2100 руб. (8400 руб. : 4 кв.);

¦ в 2012 г. – 5600 руб. (28 000 руб. ? 20%). Ежеквартально включать в расходы 1400 руб. (5600 руб. : 4 кв.).

В апреле 2010 г. организация приобрела комплект офисной мебели стоимостью 70 800 руб., в том числе НДС – 10 800 руб. 20 апреля мебель была оплачена, а 21 апреля введена в эксплуатацию.

Следовательно, срок эксплуатации этого объекта ОС в налоговом периоде будет равен трем кварталам. Ежеквартально организация будет включать в состав расходов 23 600 руб. (70 800 руб. : 3 кв.).

В октябре 2010 г. организация зарегистрировала торговый знак, расходы на создание которого составили 40 000 руб. 21 октября торговый знак был включен в состав нематериальных активов организации.

Раздел II книги учета доходов и расходов за 2010 г. был заполнен следующим образом:

Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за 2070 год

Раздел I книги учета доходов и расходов

Раздел I книги учета доходов и расходов состоит из четырех таблиц, в каждой из которых отражаются доходы и расходы за соответствующий квартал.

Напомним, что доходы и расходы при упрощенной системе налогообложения отражаются кассовым методом (ст. 346.17 НК РФ). Это значит, что доходы признаются только после получения денежных средств, а расходы – после фактической оплаты товаров (работ, услуг).

Доходы, полученные в натуральной форме, учитываются по рыночным ценам.

Если налогоплательщики получили доходы в иностранной валюте, то их нужно пересчитать в рубли по курсу Банка России на день получения. Расходы, осуществленные организацией в иностранной валюте, также подлежат пересчету в рубли (по курсу Банка России на день платежа).

Порядок заполнения раздела I зависит от объекта налогообложения, выбранного организацией или предпринимателем.

В графе 1 указывают порядковый номер записи, в графе 2 – дату и номер первичного документа, на основании которого производится запись, а в графе 3 – содержание операции.

В графе 4 раздела I «упрощенцы» отражают полученные доходы, облагаемые единым налогом. К ним относятся:

– доходы от реализации, рассчитываемые на основании ст. 249 НК РФ;

– внереализационные доходы, исчисляемые в соответствии со ст. 250 НК РФ.

Посреднические организации указывают в этой графе только сумму своего посреднического вознаграждения. Денежные средства, полученные на покупку товара (работ, услуг) для клиента, товары, переданные на комиссию, выручку от реализации комиссионных товаров, полученную от покупателей, в графе 4 отражать не следует.

Кроме того, в графе 4 не отражаются:

1) доходы, указанные в ст. 251 НК РФ;

2) доходы организации, облагаемые налогом на прибыль организаций по налоговым ставкам, предусмотренным п. 3 и 4 ст. 284 НК РФ, в порядке, установленном главой 25 НК РФ;

3) доходы индивидуального предпринимателя, облагаемые налогом на доходы физических лиц по налоговым ставкам, предусмотренным п. 2, 4 и 5 ст. 224 НК РФ, в порядке, установленном главой 23 НК РФ.

Налогоплательщики, которые рассчитывают единый налог с доходов по ставке 6%, помимо граф 1-3 должны заполнять графу 4. В то же время они могут указывать в графе 5 расходы, связанные с получением доходов (п. 2.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов).

Те упрощенцы, которые исчисляют единый налог с разницы между доходами и расходами, должны заполнять все пять граф, а также справку к разделу I.

В графе 5 они указывают расходы, которые были осуществлены в процессе предпринимательской деятельности и поименованы в ст. 346.16 НК РФ.

Итоговые данные по графам 4 и 5 рассчитываются отдельно за каждый квартал, а также нарастающим итогом с начала года за каждый отчетный (налоговый) период.

Общую сумму доходов за отчетный (налоговый) период (графа 4) переносят в строку 010, а общую сумму расходов (графа 5) – в строку 020 раздела 2 налоговой декларации по единому налогу.

Пример

Организация перешла на применение упрощенной системы налогообложения с 1 января 2010 г. Объектом налогообложения организация выбрала доходы, уменьшенные на величину расходов.

За этот период были проведены следующие операции:

перечислен НДС за IV квартал 2009 г. в размере 2000 руб. (платежное поручение № 1 от 17.01.2010, налоговая декларация по НДС за IV квартал 2009 г.).

Погашение задолженности по НДС за прошлый год не относится к расходам организации. Поэтому эта операция не отражается в книге учета доходов и расходов;

получен банковский кредит в размере 300 000 руб. под 12% годовых (кредитный договор от 14.01.2010, банковская выписка от 17.01.2010).

Банковский кредит не относится к доходам организации. Поэтому его не следует отражать в книге учета доходов и расходов;

приобретен товар на сумму 177 000 руб., в том числе НДС – 27 000 руб. (товарная накладная № 24 от 20.01.2010, счет-фактура № 24 от 20.01.2010, платежное поручение № 2 от 24.01.2010). Стоимость приобретенного товара включается в состав расходов только после его реализации. Поэтому сумма, уплаченная поставщику, не отражается в книге учета доходов и расходов;

получена оплата за отгруженный товар на сумму 147 500 руб. (накладная № 1 от 21.01.2010, банковская выписка от 30.01.2010).

Поскольку товар реализован, организация должна отразить в книге учета доходов и расходов не только сумму полученных доходов, но и величину расходов, связанных с этой реализацией, в частности стоимость покупных товаров (100 000 руб.);

Перечислена арендная плата в размере 5900 руб., в том числе НДС – 900 руб. (договор аренды от 15.05.2009, платежное поручение № 3 от 21.01.2010, счет-фактура № 18 от 31.01.2010);

начислена заработная плата за январь 2010 г. в размере 17 ООО руб., в том числе налог на доходы физических лиц – 2000 руб. (расчетная ведомость № 1 от 31.01.2010).

Поскольку «упрощенцы» признают расходы только после фактической оплаты, заработная плата будет включена в состав расходов после выплаты ее сотрудникам;

Перечислен НДФЛ в бюджет в размере 2000 руб. (платежное поручение № 4 от 01.02.2010).

НДФЛ является часть расходов на оплату труда. Поэтому сумму налога следует отразить в графе 5 раздела I книги учета доходов и расходов;

перечислен авансовый платеж по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в размере 2380 руб. (платежное поручение № 5 от 01.02.2010).

Указанная сумма включена в состав расходов;

перечислены страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в размере 34 руб. (платежное поручение № 6 от 01.02.2010). Указанная сумма включена в состав расходов;

из банка получены наличные деньги в размере 19 000 руб. (приходный кассовый ордер № 1 от 01.02.2010).

Операция не отражается в книге учета доходов и расходов;

выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы – 4000 руб. (расходный кассовый ордер № 1 от 01.02.2010). Операция не отражается в книге учета доходов и расходов;

из кассы выдана заработная плата в размере 15 000 руб. (расчетная ведомость № 1 от 31.01.2010, расходный кассовый ордер № 2 от 02.02.2010).

Указанную сумму следует включить в состав расходов и отразить в графе 5 книги учета доходов и расходов;

перечислена предоплата за ксерокс в размере 16 520 руб., в том числе НДС – 2520 руб. (платежное поручение № 7 от 04.02.2010). Суммы предварительной оплаты в состав расходов не включаются;

в кассу организации оприходована наличная выручка от реализации товаров (накладная № 2 от 07.02.2010, приходный кассовый ордер № 2 от 07.02.2010) в размере 59 000 руб., в том числе НДС – 9000 руб.

Поскольку товар реализован, организация должна отразить в книге учета доходов и расходов не только сумму полученных доходов, но и величину расходов, связанных с этой реализацией, – стоимость покупных товаров (40 000 руб.).

выдана материальная помощь работнику в размере 1500 руб. (расходный ордер № 3 от 07.02.2010).

Суммы материальной помощи не включаются в состав расходов и в книге учета доходов и расходов не отражаются;

начислены проценты по банковскому кредиту в размере 3000 руб. (бухгалтерская справка № 1 от 16.02.2010).

Сумму процентов организация может включить в состав расходов только после фактической оплаты. Поэтому начисленные проценты в книге учета доходов и расходов не отражаются;

возвращена основная сумма долга по кредитному договору в размере 300 000 руб. и перечислена сумма начисленных процентов в размере 3000 руб. (платежное поручение № 8 от 17.02.2010).

В Книге учета доходов и расходов будет отражена только сумма уплаченных процентов;

утвержден авансовый отчет № 1 от 21.02.2010 сотрудника и его командировочные расходы в размере 3870 руб.

Расходы на командировку отражаются в графе 5 книги учета доходов и расходов;

остаток подотчетной суммы в размере 130 руб. внесен в кассу организации (приходный кассовый ордер № 8 от 21.02.2010);

поступила предоплата в счет предстоящей отгрузки товара в размер 14 750 руб. (банковская выписка от 28.02.2010). Суммы предварительной оплаты включаются в состав доходов организации – «упрощенца» и отражаются в графе 4 книги учета доходов и расходов.

В I квартале таблица раздела I книги учета доходов и расходов была заполнена следующим образом (в таблице приняты сокращения: п/п – платежное поручение; РКО – расчетно-кассовый ордер):

I. Доходы и расходы

Остальные операции в книге учета доходов и расходов отражать не нужно.

Если бы организация использовала другой объект налогообложения (доходы), то бухгалтер организации заполнял бы только графу 4. В графе 5 он поставил бы прочерки.

В справке к разделу I рассчитывают налоговую базу по единому налогу за год. Поэтому заполнять ее следует только по итогам налогового периода.

По строке 010 указывают сумму доходов, полученных за год, а по строке 020 – сумму расходов, учитываемых при расчете единого налога. Эти показатели переносят соответственно из итоговой строки граф 4 и 5 четвертой таблицы раздела I.

Ниже отражают разницу между суммой минимального налога, уплаченного по итогам прошлого года, и суммой единого налога, рассчитанного за тот же период (строка 030).

Напомним, что обязанность по уплате минимального налога возникает у «упрощенцев», только если величина единого налога, рассчитанная за налоговый период, окажется меньше суммы минимального налога.

Минимальный налог исчисляется путем умножения величины доходов, полученных «упрощенцем» за налоговый период, на ставку налога в размере 1%. Доходы в этом случае определяются в порядке, установленном ст. 346.15 НК РФ.

В следующем году «упрощенцы» могут учесть разницу между суммой единого налога, начисленного по общим правилам, и суммой уплаченного минимального налога при расчете налоговой базы по единому налогу (п. 6 ст. 346.18 НК РФ).

Для заполнения строки 030 используют данные налоговой декларации по единому налогу за прошлый год. Показатель по этой строке рассчитывается как разница между строками 100 и 080 графы 5 раздела 2 декларации.

Налоговая база по единому налогу за год отражается по строке 040 Справки к разделу I книги учета доходов и расходов. Этот показатель рассчитывают следующим образом:

Строка 040 = Строка 010 – Строка 020 – Строка 030.

Если этот показатель имеет отрицательное значение, то его следует указать по строке 041.

Пример

Организация применяет упрощенную систему налогообложения. В качестве объекта налогообложения организация использует доходы, уменьшенные на величину расходов.

По итогам работы за 2010 г. сумма доходов (графа 4 четвертой таблицы раздела 1) составила 5 897 452 руб., а величина расходов (графа 5) – 5 833 671 руб.

В 2009 г. организация получила убытки. Поэтому в бюджет был уплачен минимальный налог в размере 43 781 руб. Величина единого налога, рассчитанного за 2009 г. в общеустановленном порядке, равна нулю.

Следовательно, сумма разницы между минимальным налогом и единым налогом равна 43 781 руб.

Величина налоговой базы за 2010 год составит 20 000 руб. (5 897 452 руб. – 5 833 671 руб. – 43 781 руб.).

Справку к разделу I бухгалтер организации заполнит следующим образом:

В разделе III производится расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по единому налогу.

Его заполняют «упрощенцы», которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, но только в том случае, если они получили убытки при использовании упрощенной системы налогообложения в предыдущие годы.

Данные в раздел III вносят только по итогам налогового периода, когда по строке 040 раздела I книги учета доходов и расходов уже рассчитана налоговая база по единому налогу за истекший год.

Напомним, что налогоплательщик вправе переносить убыток на будущие налоговые периоды в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток.

Налогоплательщик вправе перенести на текущий налоговый период сумму полученного в предыдущем налоговом периоде убытка. Убыток, не перенесенный на следующий год, может быть перенесен целиком или частично на любой год из последующих девяти лет.

Если налогоплательщик получил убытки более чем в одном налоговом периоде, перенос таких убытков на будущие налоговые периоды производится в той очередности, в которой они получены.

По строке 010 указывают сумму убытка за все годы применения упрощенной системы налогообложения, которая не была учтена при расчете единого налога. В 2009 г. показатель по этой строке переносят из строки 060 раздела 2.1 декларации по единому налогу за 2008 г., а в последующие годы – из строки 150 раздела III книги учета доходов и расходов за предыдущий год.

Ниже приводится расшифровка неперенесенного убытка по годам (строки 020-110), которая переносится из раздела III книги учета доходов и расходов за прошлый год (строки 160-250).

Данные о сумме убытка, полученного за каждый год применения «упрощенки», можно взять из строки 041, а величину убытка, на который была уменьшена величина налоговой базы, – из строки 050 декларации по единому налогу за прошлые годы. Затем нужно сопоставить эти данные и определить, за какие годы убыток уже погашен, а за какие – нет.

По строке 120 указывают величину налоговой базы за отчетный год, которая переносится из строки 040 справки к разделу I книги учета доходов и расходов.

Упрощенец может уменьшить налоговую базу по единому налогу за истекший налоговый период на сумму убытков, которые он получил в предыдущие годы применения «упрощенки» и использования в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Остальная часть убытков переносится на следующие налоговые периоды, но не более чем на 10 налоговых периодов.

По строке 140 указывают сумму убытка, полученного по итогам работы за истекший налоговый период. Показатель по этой строке переносят из строки 041 справки к разделу I книги учета доходов и расходов за отчетный год.

Ту сумму убытка, которая переносится на следующий год, отражают по строке 150. Показатель по этой строке рассчитывается по формуле:

Строка 150 = Строка 010 – Строка 130 + Строка 140.

Ниже приводят расшифровку суммы убытка по годам ее образования (строки 160-250).

Организация применяет упрощенную систему налогообложения с 2007 г. В качестве объекта налогообложения организация использует доходы, уменьшенные на величину расходов.

По итогам работы за 2007 г. был получен убыток в размере 5000 руб., а в 2008 г. часть убытка в размере 2000 руб. была учтена при расчете налоговой базы по единому налогу. Величина убытка за 2009 год составила 4000 руб.

Налоговая база по единому налогу за 2010 г. составила 20 000 руб. (строка 040 справки к разделу I книги учета доходов и расходов).

Бухгалтер организации заполнил раздел III следующим образом.

Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, за 2009 год

Регистрация книги учета доходов и расходов в налоговых органах главой 26.2 НК РФ не предусмотрена. Такая обязанность установлена Приказом Минфина России № 154н.

Книгу можно вести как на бумажных носителях, так и в электронном виде с использованием компьютерной техники (п. 1.4 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов).

Главой 26.2 НК РФ не определено, каким образом необходимо заявить о том, что налогоплательщик решил вести книгу в электронном виде и нужно ли вообще предварительно уведомлять об этом налоговый орган.

Дело в том, что те организации и предприниматели, которые будут вести книгу на бумажном носителе, должны оформить ее до начала ведения деятельности и отражения в ней доходов и расходов. Фактически это нужно сделать в декабре, т.е. до начала очередного налогового периода. При этом книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована.

На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц. Эти данные подтверждаются: подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя), заверенной печатью организации (индивидуального предпринимателя – при ее наличии), а также подписью должностного лица налогового органа, заверенной печатью налогового органа, до начала ее ведения (письмо Минфина России от 08.02.2007 № 03-11-04/2/30).

Если книга учета доходов и расходов ведется в электронном виде, то по окончании отчетного (налогового) периода ее необходимо распечатывать на бумажных носителях.

Когда закончится календарный год, листы книги прошивают и нумеруют (п. 1.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов). На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц. Эти данные подтверждаются: подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя), заверенной печатью организации (индивидуального предпринимателя – при ее наличии), а также подписью должностного лица налогового органа, заверенной печатью налогового органа.

Срок, до которого книга учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, должна быть представлена в налоговый орган, Налоговым кодексом Российской Федерации не установлен.

В то же время п. 1.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов предписывает представить в налоговый орган книгу учета доходов и расходов, которая в течение налогового периода велась в электронном виде, после выведения на бумажные носители по окончании налогового периода не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

Если книга учета доходов и расходов не заверена в установленном порядке в налоговом органе, данное обстоятельство, по мнению Минфина России, может рассматриваться как отсутствие книги учета доходов и расходов. В этом случае организация может быть привлечена к ответственности, предусмотренной ст. 126 НК РФ (письмо Минфина России от 31.03.2005 № 03-02-07/1-85).

Напомним: штраф за каждый непредставленный документ составляет 50 руб.

Статья 120 НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей указанной статьи понимается, в частности, отсутствие или первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.

Штраф за грубое нарушение организацией правил учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения составляет 5000 руб.

Если те же деяния привели к занижению налоговой базы, то штраф взыскивается в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Так как книга учета доходов и расходов не является регистром бухгалтерского учета, то ее отсутствие не является основанием для взыскания штрафа по ст. 120 НК РФ.

Внесенную в книгу учета доходов и расходов ошибочную запись можно исправить.

Если налогоплательщик обнаружил в текущем отчетном (налоговом) периоде ошибку в исчислении налоговой базы прошлых отчетных (налоговых) периодов, то исправлять ее нужно в том периоде, когда она была совершена.

Налоговые обязательства отчетного периода, в котором выявлена ошибка, можно корректировать только в том случае, если невозможно определить конкретный период совершения ошибки (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Таким образом, если «упрощенец» нашел ошибки в расчете налоговой базы текущего года, корректировку и перерасчет налоговых обязательств он может произвести в книге учета доходов и расходов за текущий налоговый период. Исправление должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации. Под исправленной записью необходимо поставить дату и печать налогоплательщика (п. 1.6 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов).

Если организация ведет книгу учета доходов и расходов в электронном виде, то исправление ошибок осуществляется путем внесения в программу неправильной записи со знаком «минус» и отражения правильной операции.

Если книга ведется в бумажном виде, то нужно зачеркнуть неправильный показатель и вписать правильное значение. При этом, как мы уже сказали выше, исправление должно быть заверено подписью руководителя организации и оттиском печати. Кроме того, необходимо указать дату исправления.

Такой порядок внесения исправлений в книгу учета доходов и расходов при применении упрощенной системы налогообложения приведен в письме Минфина России от 15.12.2003 № 04-02-05/1/108 «О внесении исправлений в налоговые регистры организациями и предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения».

Если ошибки в исчислении налоговой базы обнаружены за прошлый год, то вносить исправления в книгу учета доходов и расходов текущего года не следует.

Корректировку и пересчет налоговых обязательств «упрощенцы» должны производить в уточненной декларации по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, подаваемой за истекший налоговый период.

Все налогоплательщики, использующие упрощенную систему налогообложения (УСН) обязаны вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Если этого не делать, либо заполнить ее не правильно, можно получить немалый штраф (ст. 120 налогового кодекса РФ). Данная книга распечатывается и передается в налоговую инспекцию по их требованию. Она должна быть сшита и пронумерована.

Перед тем, как вы начнете формировать данную книгу учета доходов и расходов в 1С 8.3, проверьте настройки программы. Если у вас возникают проблемы с формированием КУДиР и какие-то расходы не попадают в книгу, тщательно перепроверьте настройки. Большинство проблем кроется именно тут.

Где находится книга учета доходов и расходов 1С 8.3? В меню «Главное» выберите пункт раздела «Настройки».

Перед вами откроется список настроенных учетных политик в разрезе организаций. Откройте нужную вам позицию.

В форме настройке учетной политики в самом низу перейдите по гиперссылке «Настройка налогов и отчетов».

В нашем примере выбрана «Упрощенная (доходы минус расходы)» система налогообложения.

Теперь можно перейти в раздел «УСН» данной настройки и настроить порядок признания доходов. Именно здесь указывается, какие операции уменьшают налоговую базу. Если у вас возникает вопрос почему расход не попадает в книгу расходов и доходов в 1С — первым делом смотрите в эти настройки.

С некоторых пунктов нельзя снять флаг, так как они являются обязательными для заполнения. Остальные флаги можно установить исходя из специфики работы вашей организации.

После настройки учетной политики перейдем к настройке печати самого КУДиР. Для этого в меню «Отчеты» выберите пункт «Книга доходов и расходов УСН» раздела «УСН».

Перед вами откроется форма отчета книги учета. Нажмите на кнопку «Показать настройки».

Если вам необходимо детализировать записи полученного отчета, поставьте соответствующий флаг. Остальные же настройки лучше уточнить в вашей налоговой инспекции, узнав требования к внешнему виду КУДиР. В разных инспекциях данные требования могут отличаться.

Заполнение КУДиР в 1С:Бухгалтерия 3.0

Кроме правильной настройки перед формированием КУДиР необходимо завершить все операции по закрытию месяца и проверить правильность последовательности документов. Все расходы попадают в данный отчет после их оплаты.

Книга учета ДиР формируется автоматически и поквартально. Для этого нужно нажать на кнопку «Сформировать» в форме, где мы только что производили настройку.

Книга доходов и расходов содержит 4 раздела:

• Раздел I. В данном разделе отражаются все доходы и расходы за отчетный период поквартально с учетом хронологической последовательности.
• Раздел II. Данный раздел заполняется только при виде УСН «Доходы минус расходы». Тут содержатся все затраты на основные средства и НМА.
• Раздел III. Здесь содержатся убытки, которые уменьшают налоговую базу.
• Раздел IV. В данном разделе отображаются суммы, уменьшающие налог, например, страховые взносы за сотрудников и т. п.

Если вы всё верно настроили, то и КУДиР сформируется корректно.

Ручная корректировка

Если все-таки КУДиР заполнился не совсем так, как вы того хотели, его записи можно откорректировать вручную. Для этого в меню «Операции выберите пункт «Записи книги доходов и расходов УСН».

В открывшейся форме списка создайте новый документ. В шапке нового документа заполните организацию (если в программе их несколько).

Данный документ имеет три вкладки. Первая вкладка корректирует записи раздела I. Вторая и третья — раздел II.

При необходимости внесите нужные записи в данный документ. После этого КУДиР сформируется с учетом этих данных.

Анализ состояния учета

Данный отчет может помочь вам в наглядном виде проверить правильность заполнения книги доходов и расходов. Чтобы его открыть, выберите пункт «Анализ учета по УСН» в меню «Отчеты».

Если в программе ведется учет по нескольким организациям, нужно выбрать в шапке отчета ту, по которой необходим отчет. Так же задайте период и нажмите на кнопку «Сформировать».

Отчет разбит на блоки. По каждому из них можно кликнуть, получив расшифровку суммы.